EN/NL

Wie in 2026 een duurzaam evenement wil organiseren, krijgt van de opdrachtgever meestal vijf eisen mee: herbruikbaar servies (wettelijk verplicht), een menu met minder vlees en minder verspilling, slim vervoer, zuinig omgaan met energie en achteraf bewijs dat het ook zo is gegaan. Duurzaam evenement organiseren eisen verschuiven van goede bedoelingen naar afspraken die je kunt controleren. Een keurmerk als Green Key of ISO 20121 helpt, maar vervangt geen concrete afspraken per event. Inkopers en MVO-verantwoordelijken die dat verschil kennen, schrijven scherpere uitvragen en krijgen offertes die ze echt kunnen vergelijken.

Waarom vraagt je opdrachtgever nu om bewijs in plaats van goede bedoelingen?

Een paar jaar geleden was een duurzaam event vooral een kwestie van papieren rietjes en een groen logo op de uitnodiging. Dat is voorbij. Sinds 1 januari 2024 mogen wegwerpbekers en -bakjes met plastic niet meer gebruikt worden bij consumptie ter plaatse, ook niet op gesloten evenementen en op kantoor, meldt de Rijksoverheid. Herbruikbaar is de norm. Alleen bij hoogwaardige recycling geldt een uitzondering. (Services)

Op papier is dat geregeld, in de praktijk nog lang niet. Nederland wil in 2026 het gebruik van wegwerpbekers en -bakjes met 40 procent terugdringen ten opzichte van 2022. Uit onderzoek van de Inspectie Leefomgeving en Transport bleek dat in 2024 maar 24% van de gecontroleerde evenementen echt herbruikbare verpakkingen gebruikte. Voor een inkoper is dat een concreet risico: wie de bekers niet afspreekt, loopt de kans dat een leverancier gewoon de oude voorraad meeneemt.

Daar komt geld bij. Volgens CBS-cijfers, gedeeld door Koninklijke Hibin (2026), investeert dit jaar nog 61,5% van de bedrijven in verduurzaming, tegen 64,3% in 2025 en 68% in 2024. Er is dus minder ruimte voor symbolische maatregelen. Opdrachtgevers willen weten welke keuze per euro het meeste oplevert, en of ze dat later in hun MVO-verslag kunnen onderbouwen. De vraag verschuift daardoor van “zijn jullie duurzaam?” naar “wat spreken we af en hoe laat je dat zien?”.

Duurzaam evenement organiseren eisen: welke stelt een opdrachtgever?

Wie een paar uitvragen naast elkaar legt, ziet steeds dezelfde zes onderwerpen terugkomen. Een totaalaanpak dekt ze samen af, omdat catering, verhuur, techniek en transport dan in één plan zitten.

• Herbruikbaar servies en glaswerk: wettelijk verplicht, maar de uitvraag moet ook regelen wie spoelt, waar dat gebeurt en met welke water- en stroomvoorziening.
• Menu: een groter aandeel plantaardig, seizoensproducten en waar het kan regionale leveranciers. In de praktijk vragen opdrachtgevers steeds vaker om vegetarisch als standaard en vlees als keuze.
• Voedselverspilling: een realistisch gastenaantal, een vaste afmelddatum en afspraken over wat er met overschotten gebeurt.
• Energie: netstroom waar het kan. Is een aggregaat nodig, dan een exemplaar dat past bij het werkelijke verbruik in plaats van een te zware.
• Vervoer: een locatie die met ov of fiets bereikbaar is, en zo min mogelijk leveranciersritten.
• Verantwoording: een korte rapportage achteraf met gastenaantal, afvalstromen en menukeuzes.

Hier zit het voordeel van één partij. Een cateraar die ook meubilair, tenten, styling en techniek verzorgt, plant servies, spoelvoorziening en stroom in samenhang en levert alles aan in zo weinig mogelijk ritten. Bij vijf losse leveranciers rijden vaak vijf busjes en weet niemand wie de restanten afvoert. Hoe dat in de kosten doorwerkt, lees je in catering in Brabant vergelijken op prijs per gast.

Een vaste prijs voor een duurzaam event bestaat niet. De kosten hangen af van het aantal gasten, de duur, de keuze tussen een locatie met eigen keuken of een plek waar alles moet worden opgebouwd, en hoeveel je achteraf gemeten wilt hebben. Een locatie met vaste keuken en netstroom scheelt vaak meer dan welke losse groene maatregel ook. Die afweging speelt bij elk type event, van een congres tot een stijlvol feest op locatie in Sint-Oedenrode.

Hoe verloopt een duurzaam event van uitvraag tot verantwoording?

Het proces lijkt op dat van elk ander event. Het verschil: de duurzaamheidskeuzes worden vooraf vastgelegd in plaats van achteraf bedacht. Een goed draaiboek voor een bedrijfsevenement is de plek waar die afspraken landen.

1. Uitvraag met meetbare eisen. Jij formuleert wat je wilt bereiken, bijvoorbeeld geen wegwerp, minstens de helft van de gerechten plantaardig en een rapportage binnen twee weken. De eventpartner reageert met een voorstel per onderdeel.
2. Locatie- en logistiekcheck. Samen bekijk je bereikbaarheid, keuken, stroom en spoelmogelijkheden. Hier valt vaak de grootste winst, omdat een aggregaat of extra transport dan niet meer nodig is.
3. Menu en aantallen vastleggen. De cateraar stelt een menu voor dat past bij seizoen en eisen. Jij spreekt een definitief gastenaantal en een afmelddatum af.
4. Uitvoering met één aanspreekpunt. Op de dag zelf bewaakt de projectleider of de afspraken worden nageleefd, van servies tot afvalscheiding.
5. Rapportage en evaluatie. Na afloop krijg je de cijfers die je vooraf hebt gevraagd. Die gebruik je voor je MVO-verslag en voor een scherpere uitvraag bij het volgende event.

Bij meerdaagse events werkt hetzelfde principe, alleen per dagdeel. Het draaiboek voor een congres in Brabant laat zien waar je zulke keuzes inplant, zodat lunch, pauzes en borrel elk hun eigen afspraken krijgen. Zo maak je duurzaam evenement organiseren eisen ook per onderdeel meetbaar.

Voor welke organisaties loont een duurzame totaalaanpak?

Niet elk event vraagt om een volledig duurzaamheidsplan. De aanpak past vooral bij:

• Inkopers bij grotere organisaties die een event via een uitvraag of aanbesteding regelen en duurzaamheidscriteria moeten kunnen scoren en vergelijken.
• MVO-verantwoordelijken die cijfers nodig hebben voor een jaarverslag of klimaatrapportage en dus meer willen dan een sfeerimpressie.
• HR- en marketingmanagers met een personeelsfeest of klantevent waar medewerkers of klanten kritisch kijken naar wat er op tafel staat en wat er weggegooid wordt.
• Officemanagers bij middelgrote bedrijven die een terugkerende borrel of teamdag organiseren en één keer goede afspraken willen maken die bij elke editie gelden.

Minder geschikt is het voor een kleine borrel op kantoor met een paar schalen hapjes. Dan volstaan herbruikbare glazen en een realistische bestelling. En eis je van elke leverancier een formeel ISO 20121-certificaat, controleer dan vooraf of de partij dat kan leveren. Veel cateraars werken met eigen afspraken in plaats van een gecertificeerd managementsysteem.

Keurmerk of afspraken: duurzaam evenement organiseren eisen toetsen

Twee keurmerken kom je het vaakst tegen. ISO 20121 beschrijft eisen voor een managementsysteem voor duurzame evenementen en is geïnspireerd op de Olympische Zomerspelen van Londen in 2012, schrijft NEN. De norm is in 2024 herzien en vervangt de versie uit 2012 (NEN, ISO 20121:2024). Green Key is volgens Stichting KMVK het grootste duurzaamheidskeurmerk voor de gastvrijheidssector, met ruim 750 gecertificeerde bedrijven en drie niveaus: brons, zilver en goud. Het geldt onder meer voor congreslocaties en publieksevenementen.

Nuttig, maar let op wat een keurmerk wel en niet zegt. ISO 20121 toetst of een organisatie haar duurzaamheid systematisch aanpakt. Green Key zegt iets over een bedrijf of locatie. Geen van beide garandeert dat op jouw avond het servies herbruikbaar is, het menu klopt met je wensen of het gastenaantal is bijgesteld na afmeldingen. Een gecertificeerde locatie met een cateraar die toch met wegwerp komt, scoort slechter dan een partij zonder keurmerk die alles per event vastlegt en rapporteert.

Veel uitvragen missen nog iets: de grootste milieuwinst zit meestal niet in het servies, maar in het eten en de reis van de gasten. Een te ruime bestelling, een locatie die alleen per auto bereikbaar is of een volledig opgebouwde tentlocatie met aggregaat weegt in de praktijk zwaarder dan bamboe bestek. Richt je je eisen daarop, dan haal je meer resultaat met hetzelfde budget.

Stel elke aanbieder daarom deze vragen:

• Hoe regel je herbruikbaar servies en wie spoelt? Vraag ook waar dat gebeurt en met welke voorzieningen.
• Welk deel van het menu is plantaardig en seizoensgebonden? Een voorbeeldmenu zegt meer dan “we letten erop”.
• Tot wanneer kan ik het gastenaantal bijstellen? Hoe later dat kan, hoe minder verspilling.
• Hoeveel ritten en leveranciers komen er naar de locatie? Eén partij voor catering, verhuur en techniek scheelt transport en afstemming.
• Wat gebeurt er met overgebleven eten en afval? Vraag naar afvalscheiding en afspraken over restanten.
• Welke cijfers lever je achteraf aan? Spreek het formaat vooraf af, zodat het in je verslag past.

Veelgestelde vragen

Is herbruikbaar servies verplicht op een bedrijfsfeest?

Ja, herbruikbaar is de wettelijke norm bij eten en drinken ter plaatse, ook op gesloten evenementen en op kantoor. Wegwerp met plastic mag alleen als er een systeem voor hoogwaardige recycling is. Leg in je uitvraag vast wie daarvoor verantwoordelijk is, zodat het niet tussen twee leveranciers in valt.

Moet mijn cateraar ISO 20121-gecertificeerd zijn?

Nee, ISO 20121 is een vrijwillige norm voor een managementsysteem, geen wettelijke eis. Vraag liever hoe de aanbieder duurzaamheid per event vastlegt en welke cijfers hij aanlevert. Wil je het certificaat toch, zet het dan vooraf als harde voorwaarde in je uitvraag.

Is een duurzaam evenement duurder?

Dat hangt af van de keuzes die je maakt. Spoelvoorzieningen en extra afvalscheiding kosten geld, maar een realistisch gastenaantal en een locatie met vaste keuken en netstroom besparen vaak juist. Vraag om een offerte waarin elke duurzaamheidsmaatregel apart zichtbaar is.

Hoe meet je achteraf of een event duurzaam was?

Spreek vooraf een paar meetpunten af, zoals het verschil tussen bestelde en werkelijke gasten, de hoeveelheid restafval per stroom en het aandeel plantaardige gerechten. Vraag gasten bij de registratie hoe ze reizen, dan heb je ook gegevens over vervoer. Kies alleen meetpunten die je in je verslag echt gebruikt.

Is een volledig vegetarisch menu de beste keuze?

Niet per se, het gaat om balans tussen impact en wat je gasten waarderen. Veel opdrachtgevers kiezen voor vegetarisch als standaard met vlees of vis op aanvraag. Zo daalt de impact zonder dat gasten het gevoel hebben dat er iets ontbreekt.

Waar begin je met je volgende uitvraag?

Begin bij de drie eisen met de meeste impact (aantallen, menu en locatie), leg die per event vast en sluit af met een rapportage. Wie duurzaam evenement organiseren eisen vooraf concreet maakt, kan de uitvoering achteraf ook daadwerkelijk toetsen. Een keurmerk is een prettige aanvulling, geen vervanging voor die afspraken.

La Casserole combineert catering, styling, techniek, verhuur en projectmanagement met één aanspreekpunt tot één totaaloplossing. Met eigen locaties in Brabant en meer dan 40 jaar ervaring kun je je duurzaamheidseisen direct naast een concreet voorstel leggen. Stuur je eisenlijst mee als je een offerte aanvraagt voor bedrijfscatering in Brabant en vraag per eis hoe die wordt ingevuld.

← Back to Blog