EN/NL

Een bedrijfsevent plan je doorgaans 8 tot 12 weken van tevoren. Dat geldt voor een borrel, teamdag of personeelsfeest tot zo’n 150 gasten op een bestaande locatie. Bij een groter feest, een congres of een datum in december of juni zit je eerder op 4 tot 6 maanden. Heb je een evenementenvergunning nodig, dan bepaalt de gemeente de ondergrens: afhankelijk van gemeente en risicoklasse ligt die tussen 6 en 26 weken. Voor een goede evenement plannen tijdlijn reken je terug vanaf het onderdeel dat het langst duurt, niet vooruit vanaf vandaag.

Hoeveel weken van tevoren plan je een bedrijfsevent echt?

De meeste organisatoren beginnen bij de catering. Die is zelden het knelpunt. Een goede cateraar zet een menu voor 120 gasten vaak binnen een paar weken neer. De vertraging ontstaat meestal ergens anders, op drie plekken: de locatie, de interne besluitvorming en de vergunning. (Services)

De locatie is schaars omdat iedereen dezelfde avonden wil. Jaarlijks worden in Nederland honderdduizenden zakelijke evenementen georganiseerd, zoals beurzen, congressen en bedrijfsevents. Samen trekken die meer dan 130 miljoen bezoekers, aldus Eventbranche.nl op basis van cijfers van Respons en EventPlatform. Vrijdagavonden in december en in juni zijn daardoor vaak maanden van tevoren weg.

De interne besluitvorming wordt bijna altijd onderschat. Budget laten goedkeuren, een datum vinden die past in de agenda van de directie en een concept afstemmen met HR en marketing kost in de praktijk al snel 3 tot 6 weken. Die tijd gaat af van je tijdlijn voordat er ook maar één leverancier is gebeld.

De tabel hieronder geeft praktijkrichtlijnen per type event. Het zijn geen harde regels. Wel laat de tabel zien welk onderdeel de termijn bepaalt.

Wat moet je regelen voor een bedrijfsevent, en wat kun je uitbesteden?

Een bedrijfsevent bestaat uit meer losse onderdelen dan de meeste mensen denken. En elk onderdeel heeft zijn eigen doorlooptijd. Een full-service eventpartner neemt doorgaans dit pakket over:

• Catering: van borrelhapjes en walking dinner tot een zittend diner, inclusief bediening.
• Styling en decoratie: aankleding die past bij het thema of de huisstijl.
• Techniek: licht, geluid en eventueel beeld voor speeches of presentaties.
• Verhuur: meubilair, statafels, servies en zo nodig tenten.
• Projectmanagement: één aanspreekpunt dat planning, draaiboek en leveranciers bewaakt.
• Partnernetwerk: entertainment, foodtrucks en extra licht of geluid via vaste partners.
• Locatie: sommige partners hebben ook eigen eventlocaties.

Waarom maakt dit uit voor je planning? Regel je alles los, dan loopt elk onderdeel als een apart traject. Vijf offertes, vijf keer afstemmen, vijf keer wachten op beschikbaarheid. Met één partner gaan die trajecten tegelijk: locatie, catering en techniek worden in één ronde vastgelegd. Dat scheelt in de praktijk vaak een aantal weken. Twijfel je of zo’n totaalpakket bij jouw event past? Dan helpt deze afweging over full service catering.

Vaste prijzen zijn hier niet zinvol te noemen. De prijs hangt af van het aantal gasten, de duur van het event, de omvang van het pakket (alleen eten of alles) en de locatie. Is er een keuken aanwezig, of moet er een mobiele keuken komen? Ook het seizoen telt mee: een piekdatum geeft minder ruimte om te onderhandelen. Wil je zien hoe zo’n feest er van begin tot eind uitziet? Lees dan hoe je een stijlvol feest in Sint-Oedenrode aanpakt.

Evenement plannen tijdlijn: 5 mijlpalen

Voor een personeelsfeest van zo’n 100 tot 200 gasten vormt deze evenement plannen tijdlijn een werkbare leidraad. Organiseer je iets kleiners, dan schuif je de mijlpalen naar elkaar toe. Bij een congres trek je ze juist verder uit elkaar.

1. Mijlpaal 1, ongeveer 16 tot 20 weken vooraf: kader vastleggen. Jij regelt intern het doel, het budget, het verwachte aantal gasten en twee mogelijke data. De eventpartner zet een optie op een datum en een locatie en kijkt of er een vergunning nodig is.
2. Mijlpaal 2, ongeveer 12 tot 16 weken vooraf: locatie en hoofdpartner bevestigen. Jij zet de optie om in een bevestiging en stuurt een save-the-date naar de genodigden. De partner maakt een eerste voorstel voor catering, styling en techniek.
3. Mijlpaal 3, ongeveer 8 tot 12 weken vooraf: concept en vergunning. Jij kiest het menu, de vorm (walking dinner, buffet of zittend diner) en het entertainment. Is een vergunning nodig, dan moet de aanvraag nu uiterlijk de deur uit.
4. Mijlpaal 4, ongeveer 3 tot 6 weken vooraf: uitnodiging en draaiboek. Jij verstuurt de officiële uitnodiging en verzamelt aanmeldingen en dieetwensen. De partner werkt het draaiboek uit met opbouwtijden, personeel en de rol van elke leverancier.
5. Mijlpaal 5, de laatste 1 tot 2 weken: definitief maken. Jij geeft het definitieve aantal gasten door en keurt het draaiboek goed. De partner brieft het personeel en controleert de laatste levering.

Houd deze evenement plannen tijdlijn aan als uitgangspunt en pas hem aan op je vergunning, locatie en aantal gasten.

De vergunning is het onderdeel dat het minst te rekken is. In Ede ligt de termijn op 6 weken voor een A-evenement, 10 weken voor een B-evenement en 16 weken voor een C-evenement, zo staat op de site van Gemeente Ede. Gemeente Amstelveen hanteert 8, 12 en 26 weken. Brabantse gemeenten hebben hun eigen regels, dus zoek de termijn altijd op bij de gemeente waar je event plaatsvindt.

Wat veel mensen niet weten: heel vroeg aanvragen levert niets op. Volgens beleidsregels die op Overheid.nl zijn gepubliceerd houdt de burgemeester een aanvraag die meer dan zes maanden vooraf binnenkomt aan tot zes maanden voor het event. Zo kan de gemeente rekening houden met actuele ontwikkelingen. Je tijd steek je dus beter in het concept en de locatie dan in een extreem vroege aanvraag. Organiseer je een congres? Dan heb je meer aan een draaiboek voor een congres in Brabant, want daar komen sprekers en programma nog bij.

Voor welke bedrijfsevents werkt een korte planning met één partner, en voor welke niet?

Niet elk event heeft dezelfde aanpak nodig. Een korte, strakke planning met één partner werkt vooral goed in deze situaties:

• De HR-manager van een productiebedrijf die het jaarlijkse personeelsfeest naast het gewone werk regelt. Eén aanspreekpunt scheelt tientallen mails en belrondes.
• De marketingmanager met een productlancering op een vaste datum. Techniek, styling en catering moeten dan op hetzelfde moment staan, en schuiven met de datum kan niet.
• De officemanager van een middelgrote dienstverlener die binnen 6 tot 8 weken een teamdag of borrel moet neerzetten. Parallel plannen is dan de enige manier om het te halen.
• De directie die een relatie-evenement wil op een bijzondere locatie, maar geen tijd heeft om losse leveranciers te coördineren.

Voor dit soort gevallen helpt een korte evenement plannen tijdlijn om parallel te werken. Voor twee soorten events werkt het minder goed. Een eenvoudige lunch bij een vergadering heeft geen projectmanagement nodig: één cateraar en 1 tot 2 weken aanloop is genoeg. Aan de andere kant staan grote publieksevents in de openbare ruimte. In Groningen moet je voor B- of C-evenementen of evenementen met 2000 of meer bezoekers minimaal 14 weken van tevoren een vergunning aanvragen, aldus Gemeente Groningen. Zo’n event vraagt meestal om een veiligheidsplan, verkeersmaatregelen en vroeg overleg met de gemeente. Dat is werk voor een gespecialiseerde evenementenorganisator, met catering als één van de onderdelen.

Welke vragen stel je een eventpartner voordat je tekent?

De offerte zegt vaak weinig over hoe je planning straks verloopt. Deze vragen doen dat wel:

• Tot wanneer kun je het aantal gasten aanpassen? Een late deadline geeft ruimte bij een interne inschrijving die traag op gang komt.
• Werk je met een HACCP-voedselveiligheidsplan? Volgens de NVWA is dat verplicht voor iedereen die meerdere keren per jaar levensmiddelen bereidt en verkoopt, ook vanuit een tent of foodtruck op een evenement.
• Wie is mijn vaste aanspreekpunt, ook op de dag zelf? Een andere contactpersoon tijdens de uitvoering dan tijdens de voorbereiding is een bekende bron van misverstanden.
• Welke onderdelen doe je zelf en welke via partners? Dan weet je wie verantwoordelijk is als de dj of de tent te laat komt.
• Help je bij de vergunningaanvraag of de gegevens voor een veiligheidsplan? Plattegronden, opbouwtijden en stroomgebruik heeft de gemeente vaak nodig.
• Hoe lang blijft een optie op een datum staan? Dat bepaalt hoeveel tijd je intern hebt voor de goedkeuring.

Met die antwoorden kun je je evenement plannen tijdlijn realistischer maken voordat je tekent.

Veelgestelde vragen

Kun je een bedrijfsfeest in vier weken organiseren?

Vier weken is krap, maar haalbaar voor een borrel of feest op een locatie die al vrij is en waar geen vergunning voor nodig is. Je moet dan wel inleveren op keuzevrijheid: populaire locaties en entertainment zijn vaak al geboekt. Neem binnen een paar dagen besluiten, anders loopt de tijd weg.

Wanneer stuur je de uitnodiging voor een bedrijfsevent?

Een save-the-date verstuur je doorgaans 8 tot 12 weken vooraf, de officiële uitnodiging met programma 4 tot 6 weken vooraf. Bij een kerstfeest in december kan de save-the-date nog eerder, omdat agenda’s in die maand snel vollopen. Herinner genodigden zo’n week van tevoren nog een keer, dan zie je minder no-shows.

Wanneer geef je het definitieve aantal gasten door aan de cateraar?

Het definitieve aantal vraagt een cateraar meestal 5 tot 10 werkdagen vooraf, afhankelijk van contract en menu. Daarna kan het aantal vaak alleen nog omhoog, niet omlaag. Sluit je interne inschrijving daarom een paar dagen eerder af.

Wat doe je als de datum van het event nog niet vaststaat?

Twee opties tegelijk laten vastleggen is de gangbare oplossing: bij de locatie en de partner reserveer je twee data voor een korte periode. Zo verlies je geen plek terwijl de directie nog beslist. Vraag wel uitdrukkelijk hoe lang de opties blijven staan en of er kosten aan vastzitten.

Hoe vroeg moet je een kerstborrel of kerstfeest boeken?

Decemberdata gaan het snelst weg, vooral de vrijdagen. Voor een feest met meer dan honderd gasten op een gewilde locatie begin je doorgaans al voor de zomer. Een kleinere borrel op een doordeweekse avond lukt vaak nog met 8 tot 10 weken.

Waar begin je met je planning?

Zet deze week drie dingen op papier: het aantal gasten, twee mogelijke data en of je een vergunning nodig hebt. Daarmee bouw je je evenement plannen tijdlijn op, weet je welk onderdeel de termijn bepaalt en reken je terug naar de eerste mijlpaal.

La Casserole uit Best regelt catering, styling, techniek, verhuur en projectmanagement voor zakelijke events in Brabant, met één vast aanspreekpunt en eigen locaties zoals Het Ketelhuis en Kasteel Henkenshage. Zo hoeven locatie, eten en techniek niet in losse trajecten achter elkaar te worden gepland. Gebruik die evenement plannen tijdlijn als vertrekpunt, stuur je datum, het aantal gasten en het type event mee en vraag een voorstel voor bedrijfscatering met planning aan.

← Back to Blog