EN/NL

Direct antwoord

Wij van La Casserole rekenen voor Brainport-bedrijven en andere opdrachtgevers in Eindhoven doorgaans op €35 tot €150 per gast voor catering op locatie: een borrel met warme en koude hapjes zit meestal aan de onderkant, bruiloftcatering met bediening of een lopend diner in het midden en een meergangen diner aan tafel met wijnarrangement aan de bovenkant. De offerte wordt daarbij niet alleen door het menu bepaald, maar door eten en drinken, personeel, materiaal en transport én de voorwaarden van de locatie; een kale industriële hal in Eindhoven vraagt per gast structureel meer techniek en keukeninrichting dan een locatie met aanwezige keuken.

Belangrijkste punten

• Richtbereik voor catering op locatie: doorgaans €35 tot €150 per gast, waarbij het verschil vooral zit in bedieningsuren en materiaalhuur, niet in de inkoopprijs van het eten.
• Volgens het CBS realiseerden kantines en catering in het derde kwartaal van 2025 met 6,4 procent de grootste omzetstijging van alle horecabranches. Prijsdruk in de markt is dus reëel: offertes van vorig jaar zijn geen betrouwbare benchmark.
• Een klein evenement in Eindhoven met minder dan 250 bezoekers dat niet langer dan één dag duurt, vraagt vaak alleen een melding in plaats van een volledige evenementenvergunning (Ondernemend Eindhoven).
• Elke cateraar in Nederland moet werken met een voedselveiligheidsplan of hygiënecode op basis van HACCP, en de NVWA controleert daarop. Bij buitenlocaties zonder koeling is dat een kostenpost, niet een vinkje.
• Vuistregel voor bediening: bij een seated dinner reken je doorgaans op één medewerker per 15 tot 20 gasten, bij een walking dinner op één per 20 tot 25. Dat verschil verklaart vaak het grootste deel van het prijsgat tussen twee offertes.

Waarom lijkt de ene catering-offerte in Eindhoven ineens de helft duurder?

Je vraagt drie partijen aan voor hetzelfde feest: 120 gasten, walking dinner, een industriële locatie in Eindhoven. Offerte A komt op €62 per persoon, offerte B op €89, offerte C op €118. Zelfde gastenaantal, zelfde locatie, zelfde datum. En toch drie totaal verschillende getallen. (Services)

La Casserole opereert in een markt waarin cateraars, trouwlocaties, eventbureaus en verhuurbedrijven elk een stuk van het werk aanbieden, en precies daar ontstaat de verwarring. Offerte A prijst alleen eten en een kok. Offerte B rekent personeel en servies mee. Offerte C neemt ook koeling, kookinstallatie, stroomvoorziening en het opruimen mee. De duurste offerte is dan vaak de enige die het werkelijke totaal laat zien.

Dat is het echte probleem voor wie een budget moet verantwoorden. Je vergelijkt geen prijzen, je vergelijkt onvolledige lijstjes. Voor zakelijke organisatoren komt daar nog een laag bij: de fiscale behandeling van eten op locatie verschilt per situatie, iets dat we uitwerken in de complete uitleg over kosten en belastingregels bij een bedrijfslunch op locatie in Brabant.

De enige manier om dit op te lossen: dwing elke offerte in dezelfde vier posten. Pas dan zie je waar het geld heen gaat.

Welke vier posten bepalen wat kost catering op locatie?

De prijs per gast bestaat uit eten en drinken, personeel, materiaal en transport, en de kosten die de locatie zelf oplegt. Bij de meeste events vormt het eten zelf ongeveer een derde tot de helft van het totaal. De rest is uitvoering.

Eten, drinken en het aantal gangen

Het aantal gangen stuurt de prijs minder hard dan mensen denken. Een walking dinner van zes kleine gangen kost per gast vaak vergelijkbaar met een driegangen seated dinner, omdat de hoeveelheid voedsel gelijk blijft. Wat wel doortikt: verse bereiding op locatie in plaats van uitgeserveerd, schaaldieren of wildgerechten in het menu, en een open bar in plaats van een drankarrangement met vaste eindtijd. Vraag altijd om een drankprijs per uur per gast, niet per consumptie: dat maakt vergelijken mogelijk.

Personeel is de post die niemand goed inschat

Een kok op locatie kookt niet alleen, die bouwt ook op en af. Reken bij een avondevent doorgaans op zes tot acht uur per medewerker, inclusief opbouw en schoonmaak. Bij 120 gasten en een seated dinner betekent dat al snel zes tot acht bedieningsmedewerkers plus keukenpersoneel. Wie personeel uit de offerte laat om het totaal te drukken, schuift het probleem naar de avond zelf.

Materiaal, transport en de kale locatie

Hier zit het grootste prijsverschil tussen locaties in en om Eindhoven. Een venue met een aanwezige keuken, stroomgroepen en servies vraagt alleen om personeel en ingrediënten. Een loods, een tuin of een historisch pand zonder keuken vraagt om mobiele koeling, kookapparatuur, aggregaat of extra groepen, en vaak om tafels, linnen en glaswerk. De werkwijze die La Casserole hanteert bij catering in Eindhoven, met eigen koks die ter plaatse koken en na afloop opruimen, maakt die post expliciet in plaats van als naheffing.

Checklist:

• Vraag elke offerte uit te splitsen in vier posten: eten/drinken, personeel (met uren én aantal), materiaal/transport, locatiekosten.
• Staat er geen aantal medewerkers in de offerte? Dan is de prijs niet vergelijkbaar. Vraag het na voordat je iets naast elkaar legt.
• Controleer of afvoer van afval, schoonmaak en afbouw inbegrepen zijn. Dit zijn de drie meest weggelaten regels.
• Check bij de locatie of er een keuken, koeling en voldoende stroomgroepen zijn en leg het antwoord schriftelijk vast.

Walking dinner, buffet of seated dinner: wat kost per gast het minst?

Een buffet is niet automatisch de goedkoopste keuze. Buffetten vragen meer voedselvolume per gast omdat gasten zelf opscheppen, maar minder bedieningsuren. Een seated dinner vraagt minder voedsel, meer personeel. Het netto-effect verschilt per gastenaantal.

De cijfers in deze tabel zijn richtbereiken uit de praktijk, geen vaste tarieven; de uitkomst hangt af van menu, locatie en seizoen.

Wat je hieruit kunt halen: onder ongeveer 40 gasten wordt een buffet per gast relatief duur, omdat je dezelfde hoeveelheid schalen, chafing dishes en restvoorraad over minder mensen verdeelt. Boven 150 gasten kantelt het andersom en wordt een seated dinner logistiek duur door het aantal uitserveerrondes. Voor een bruiloft met 100 gasten valt de keuze daarom vaak op een walking dinner of een combinatie: een korte seated aanvang, daarna lopend verder.

Een praktijkvoorbeeld, illustratief bedoeld. Stel, een HR-manager bij een technologiebedrijf met zo’n 180 medewerkers plant een jaarfeest in een industriële eventlocatie. Eerste plan: seated dinner voor alle 140 aanwezigen. Dat vraagt om zeven tot negen bedieningsmedewerkers, een tafelplan en drie uur programma. Door te schuiven naar een walking dinner met vier vaste stations daalt het aantal benodigde medewerkers naar ongeveer vijf tot zes, en verdwijnt de huur van tafels en linnen voor 140 personen. De prijs per gast kan daarmee merkbaar zakken, terwijl afdelingen elkaar juist méér spreken. Waarom een industriële eventlocatie in Eindhoven voor dit soort events werkt, staat verder uitgewerkt in deze analyse van industriële venues voor zakelijke events.

Waar zitten de kosten die niet in de menuprijs staan?

Drie posten vallen bij vrijwel elke eerste begroting buiten beeld: voedselveiligheid op een kale locatie, vergunningen, en de uren na het laatste gerecht.

Voedselveiligheid is geen papieren formaliteit. Volgens de NVWA moet elk cateringbedrijf werken met een voedselveiligheidsplan of hygiënecode op basis van HACCP, en daar wordt tijdens inspecties op gecontroleerd. Sinds 2021 is voedselveiligheidscultuur zelfs een verplicht onderdeel van de Europese hygiënewetgeving, meldt de NVWA. Op een tuinfeest of in een loods zonder koelcel betekent dat gekoeld transport en mobiele koeling op locatie. Een cateraar die dat niet doorrekent, doet het waarschijnlijk ook niet.

Vergunningen zijn de tweede. Voor een event in Eindhoven geldt volgens de gemeente dat een klein evenement met minder dan 250 bezoekers dat niet langer dan één dag duurt, vaak met een melding kan volstaan in plaats van een volledige evenementenvergunning. Zit je erboven, of loopt het over meerdere dagen, dan reken je op een langere doorlooptijd en mogelijk eisen rond geluid, veiligheid en verkeer.

De uren na het dessert

Afbouw, afwas, afvoer van glas en afval, en het teruggeven van de locatie in oorspronkelijke staat: dat is doorgaans twee tot drie uur werk voor een deel van het team. Bij een kale locatie loopt dat verder op omdat apparatuur mee terug moet. Staat dit nergens in je offerte, dan komt het alsnog: als naheffing, of als klus voor je eigen medewerkers om één uur ’s nachts.

Checklist:

• Vraag naar de hygiënecode of het HACCP-plan waarmee de cateraar werkt, en naar hoe koeling op jouw specifieke locatie is geregeld.
• Meer dan 250 bezoekers of langer dan één dag in Eindhoven? Start het vergunningstraject minstens enkele maanden vooraf.
• Laat afbouwuren, afvalafvoer en eventuele schadewaarborg apart benoemen in de offerte.
• Check of de locatie een eindtijd oplegt en of afbouw daarbinnen moet vallen. Zo niet: vraag naar het nachttarief.

Hoeveel budget heb je nodig voor 100 gasten, en wanneer is één partij goedkoper?

Voor 100 gasten en een volledig verzorgde avond met eten, drank, bediening en materiaal is een realistisch startbudget doorgaans €7.000 tot €12.000, afhankelijk van het menutype en de staat van de locatie. Voor een bruiloft met een langere dag (ceremonie, borrel, diner, feest) loopt dat in de praktijk vaak verder op, omdat je dan drie tot vier culinaire momenten betaalt in plaats van één.

Hier komt een punt dat tegen de gangbare inkooplogica ingaat: losse offertes vergelijken levert bij events boven ongeveer 50 gasten vaak géén besparing op. De reden is niet marge, maar dubbel werk. Twee leveranciers betekent twee keer transport, twee opbouwmomenten, twee contactpersonen en één grijs gebied waar niemand verantwoordelijk is. De partij die catering, techniek, meubilair en projectmanagement in één draaiboek zet, plant personeel en logistiek één keer in. Dat is waar de totaalpropositie van La Casserole, met eigen locaties in Brabant en meer dan 40 jaar ervaring, rekenkundig verschil maakt in plaats van alleen gemak.

Wanneer losse partijen wél verstandig zijn: bij kleine gezelschappen tot ongeveer 30 gasten op een locatie die alles al heeft, en bij events waar je zelf een ervaren projectleider in huis hebt. Bij alles daarboven op een kale locatie wint één regie.

Checklist:

• Onder 30 gasten met een volledig ingerichte locatie: losse cateraar is doorgaans voldoende.
• Boven 50 gasten op een kale locatie: vraag één totaalofferte én twee losse op, en vergelijk inclusief transport- en opbouwuren.
• Bereken je budget als bedrag per gast per moment, niet per dag. Vier momenten kosten vier keer personeel.
• Reserveer 10 tot 15 procent van je budget als marge voor extra gasten en weeromstandigheden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost een bruiloft met 100 gasten?

Totaalbudget. Een volledige bruiloft met catering, aankleding, personeel en locatie loopt in de praktijk doorgaans van enkele duizenden euro’s tot ruim boven de €20.000, afhankelijk van locatie en programma. Alleen de catering beslaat daarbinnen vaak €50 tot €130 per gast, omdat je bij een bruiloft meerdere culinaire momenten op één dag betaalt. Reken de dag daarom door per moment: receptie, diner, avondsnack.

Wat kost een feest voor 100 personen thuis?

Tuin of eigen locatie. Thuis vervalt de zaalhuur, maar komen er kosten bij voor koeling, kookapparatuur, stroom en sanitair. Voor een bbq of walking dinner thuis met bediening ligt het bereik doorgaans tussen €40 en €85 per gast. Belangrijkste vraag vooraf: hoeveel stroomgroepen zijn beschikbaar en waar staat de keuken? Praktische uitwerking staat in dit overzicht over catering voor je tuinfeest zonder gedoe met stroom en weer.

Wat kost catering op locatie per persoon bij een bedrijfsfeest?

Richtbereik. Voor een zakelijk avondfeest met hapjes en drank reken je doorgaans €35 tot €60 per gast, voor een walking dinner €55 tot €95. Het aantal uren dat je gasten blijven, is een sterkere kostenfactor dan het menu: elk extra uur verlengt de drankafname en de bedieningsuren. Leg daarom een eindtijd vast in de offerte.

Hoe lang vooraf moet je catering op locatie boeken?

Doorlooptijd. Voor gezelschappen tot ongeveer 50 gasten is enkele weken vooraf in veel gevallen haalbaar, voor 100 gasten of meer is drie tot zes maanden realistischer. In het hoogseizoen (mei tot september) en rond de feestdagen loopt dat verder op door beschikbaarheid van personeel en materiaal. Vraagt je event een vergunning, dan is de gemeentelijke doorlooptijd meestal de bepalende factor.

Waarom vraagt La Casserole naar de locatie voordat er een prijs komt?

Locatie bepaalt de uitvoeringskosten. Zonder te weten of er een keuken, koeling, stroom en aan- en afvoerroute zijn, is elke prijs per gast een gok. De werkwijze begint daarom bij een locatiecheck: aanwezige voorzieningen, opbouwtijd en eindtijd. Dat voorkomt de naheffing die ontstaat als apparatuur pas op de dag zelf blijkt te ontbreken.

Conclusie

Wat kost catering op locatie in Eindhoven? Het antwoord is een bereik van ongeveer €35 tot €150 per gast, maar het bruikbare antwoord zit in de opbouw: eten en drinken, personeel met uren, materiaal en transport, en wat de locatie afdwingt. Wie die vier posten van elke leverancier los opvraagt, kan offertes voor het eerst echt naast elkaar leggen.

Drie concrete stappen voor je volgende event. Eén: leg de voorzieningen van de locatie schriftelijk vast (keuken, koeling, stroomgroepen, eindtijd). Twee: reken je budget per gast per moment, niet per dag. Drie: vraag bij meer dan 50 gasten zowel een totaalofferte als losse offertes aan, en vergelijk inclusief opbouw- en afbouwuren.

De ervaring van La Casserole met volledig verzorgde events in Brabant laat zien dat de meeste budgetoverschrijdingen niet uit het menu komen, maar uit de uren en het materiaal die niemand had ingepland.

Over La Casserole

La Casserole is een full-service eventpartner uit Best die catering, styling, techniek, verhuur en projectmanagement combineert tot één totaaloplossing voor zakelijke en particuliere evenementen. Met meer dan 40 jaar ervaring, eigen eventlocaties in Brabant en een vast partnernetwerk verzorgt het bedrijf events van concept tot uitvoering, voor marketing-, HR- en officemanagers én voor bruidsparen en particuliere opdrachtgevers.

← Back to Blog